経営方針発表会で矢野社長から業務の効率化についてお話がありましたがその業務の効率化について考えてみました。

私自身シューワに入社して3年になりますがもう既に5年は以上いるような印象をもっています。なぜかといいますとこの3年間で社内の雰囲気も業績もずいぶん変わったからです。前にも話しましたが私が入社1ヶ月後のこの朝礼で矢野社長から出たのは本部解散というお話でした。

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業務の効率化について

業務のミスが多く、仕事が遅く、現場からたくさんのクレ-ムが本部へ届いていたように記憶しています。お客様との最前線で仕事をする方々をサポ-トする立場にありながら足を引っ張っているかのような仕事ぶりでした。思い出されましたでしょうか?

基本非営業職は1円のお金も稼がないのに現場の足を引っ張っていては社長や現場からいらないといわれても仕方がなかったように思います。それから3年、経理部や経営管理室もそうですが本部全体が相当変わったと実感しています。もちろんメンバーも変わりましたが意識や仕事の仕方自体変わったように思います。

経理部でもその時にいたのは私一人です。本部でも半分位のメンバーが入れ替わりと増員で変わっておられます。これからはこれまでの3年間のようにドラステイックに変わることも徐々に減少するとは思いますが、時間の短縮についてはまだまだできるように思います。

時間はあるだけかかる

週報にも書きましたし、この場でもこのことについて話したことがあります。30年前にNHKのビジネス英語という番組のテキストのコラムにのっていた言葉です。

仕事の中には自分だけで行う仕事も結構あるはずです。まずは、その仕事や仕事の相手が望む目的以外のことを省いていけば、個人個人の能力とは別に少しずつですが不要な時間が省けていくのではないでしょうか?いまやらなくてもいい仕事を延々と時間をかけてやるとか。相手が欲していることに対応せずに放置するとか。対応するにしてもまずはいつまでに対応しますとか、返事するだけでも相手の時間短縮をできる場合もあると思います。

とは言え、自分の仕事誰かに振って自分の時間は短縮するが、相手の時間が大幅に増えるのでは困ります。業務改善と時間短縮は自分の仕事だけでなく『仕事でかかわる他者の時短』と『複合的に行ったり来たり』しながらできていくもののようです。

全社の200人の従業員が1日5分時間短縮したとしたならば、全社で1日1000分の時間短縮ができます。1000分は時間に直すと16.6時間です。1人1日8時間とすると2人分の時間が生み出されたことになります。実際には1日20分位は簡単にできそうに思います。これを実践できると人件費に直しますと年間相当な額になってきます。ここで浮いたコストは会社発展のためまたは従業員の待遇改善にも利用できます。

最後に

このように企業としても好循環を生んでいくためにも、シューワの企業活動もそろそろ細かな時間管理が必要な時期に入ってきていると考えます。全社挙げて次のステージに上っていきたいと思っています。ご協力お願いいたします。

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筆者:松山信仁
シューワグループ
執行役員部長