入社1年なりました。いましみじみと1年を振り返っています。
1年前入社の挨拶時に社長からイノベ-ションをしてほしいと言われました。
そんななか社内の仕事の仕方で時間管理のことが気になりつぎような文書を週報に書きました。

「時間はあるだけかかる。」

25年位前にNHKビジネス基礎英語のテキストのコラムに載っていた記事のタイトルです。
1時間で終わる仕事も1時間で終らないで期限までに3時間の時間があれば3時間かけてしまうという話です。
人は相手があってその相手と約束して、期限を決めていて初めて時間を守るために仕事を進めていけるということです。
期限と相手がなければ「自身で強い期限意識を持っていない」と「あるだけの時間を使ってしまう」ということを言っています。
普通にできてしまう人もいますが、多くの人は本来「時間通りになかなか仕事が完了できない」ということです。

ということであれば、「仕事の期限を明言」する。

他人に宣言することは期限を守るための手段としては有効ではないでしょうか?
私は重要な仕事になればなるほど明言することにしています。
それも「できる限り権限の高い人」や「たくさんの人」に、できれば「組織内の上位」の人にです。
このような人たちと一旦仕事の期限を約束すれば「その仕事の約束が気になって仕方なくなってきます。」
仕事がうまく進むよう周りにも働きかけますし、逆に周りからアドバイスももらえます。
また仕事を分担してくれる協業者(上司・部下・同僚・外注先)がいればその進捗も気になります。
さらには、品質の問題、つまりケアレスミスなどないかと何度も出来栄えまでも確認します。
期限を明言すると副次的な効果として「期限を守って信頼を得る」だけでなく「周囲とのコミュニケ-ションも自然とよくなっていく」のではないでしょうか?
いつも期限を守れない人は能力や性格の部分ではなく、仕事に対する思い入れがたりないのではないでしょうか?

「まず明言する。」「それも上位者に」「できるだけ地位の高い人に」。
そうして「自身をやらねばならない状況に追い込む」。
はじめは大変かも知れませんが、すぐに慣れていつの間にか期限厳守が当たり前にできる人に変わっているのではないでしょうか?

追記、時間管理には「重箱の隅をつつくような視点」と「第3者的な視点で全体を見つめるところ」の両方があって成り立つような気がします。
どうですか?あなたは偏った視点で仕事を見てはいないでしょうか?
このような書いた一年前を振り返っていますがわが社も様変わりしてきたように思います。
矢野社長から発せられた本部解体というご発言も聞くことがなくなりました。
大きく動き出す予感のする今年、私自身でも微力ながら自己の責務を果たしていきたいと思います。

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筆者:松山信仁
シューワグループ
執行役員部長