我々が仕事をする中で、とても重要なツールとして報告・連絡・相談、いわゆるよく使われる言葉で『ホウレンソウ』があります。どの仕事においてもとても重要なことで、ビジネスでは欠くことはできません。

報告・連絡・相談

報告・連絡・相談を辞書で調べるとこのような事を書いています。

報告 任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。
連絡 気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。
相談 問題の解決のために話し合ったり、他人の意見を聞いたりすること。

とあります。

特に重要なのは『報告(ホウ)』である

それは、仕事の上で、上司と部下の信頼関係を築く上で、重要なことでもあるし、速やかに問題を解決して、それをカタチにして、次のサービス(ノーハウ)にしなければ意味が無いと考えます。毎日僕のところにもさまざまな問題がやって来ます。問題とは会社が進化してくための副産物的なイメージなので悪いとは考えません。最近よくある事で「○○○の件はどうなった?」と尋ねると、

「申し訳ありません。○○○の件は報告するのをスッカリと忘れていました・・・。」との事。

とても残念な事に、業務が忙しかったなど理由に報告を怠る人(忘れている)が非常に多いです。恐らく、その人は問題の解決の優先順位で『報告』が一番低いのでしょう。問題があって相談や連絡をした後に自分の中で大部分の問題が完結していると考えているのでしょうか?

『あれはどうなった?』尋ねられた時点であなたの負け

それはあなたが上司に報告を怠ったことで、残念ながらすべてを怠った事になるのです。聞かれなくても進んで報告しなければ『報告』の意味がないのです!そして『報告』にはもうひとつの意味で『リスクヘッジ』があると思います。例えば当社と取引先様と大きな問題があって、一時お支払いをストップした場合があったとします。あなたがその取引の担当者で、その後問題が解決しました。しかし仕事に忙しくて事後報告を怠り、取引会社に入金を忘れてしまいました。その結果、取引会社が不渡を出してしまって銀行からは取引停止となり、事実上の倒産状態となったとします。その場合に『業務が忙しくて忘れていた』などという事で物事が解決するでしょうか?疑問に思います。

最後に

やはり問題の大小、金額の大小では無く、自ら進んで結果だけでなく途中経過もスピーディーに現状を的確に報告することが、色んな意味の『リスクヘッジ』になると考えます。メールでも口頭でもグループウェアでも構いませんので自ら進んでスピードの報告することを望みます。もう一度報告が正しくできているか、上司より「あれはどうなった?」と尋ねられていないか、再度点検してみて下さい。やはり何事も物語性のある起承転結。結果の報告が一番重要だと僕はいつも自分に言い聞かせています。

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筆者:矢野秀和
シューワグループ
代表取締役